Digifasilitoinnin niksejä á la HEUNI
HEUNIssa, kuten niin monessa muussakin työpaikassa, on siirrytty etätyöhön ja etäyhteydenpitoon. HEUNIn työstä merkittävä osa on verkostoitumista, sidosryhmien kanssa keskustelua ja koulutusta. Viime viikkoina olemme pohtineet, miten kaiken tämän voi toteuttaa vaikuttavasti etänä. Olemme itse pyrkineet oppimaan lyhyessä ajassa mahdollisimman paljon digitaalisen viestinnän keinoista ja työkaluista ja ottaneet myös eri työkaluja itse käyttöön. Itse osallistuin digifasilitoinnin valmennukseen ja jaan tässä kirjoituksessa muutamia oppimiani vinkkejä.
Digifasilitoija pääsee pitkälle, kun huomioi seuraavat 5 perusasiaa: tilaisuuden oikea kesto, tavoitteiden asettaminen, työkalujen valinta, rytmitys ja pelisäännöt.
1. Ihmisten keskittymiskyky on rajallinen ja herpaannumme vielä helpommin etäyhteyksien päässä. Digitilaisuuden keston suositellaan olevan noin puolet kasvokkain tapahtuvan tilaisuuden pituudesta. Käytännössä kaksi tuntia on maksimiaika, jonka ihmiset jaksavat "roikkua langoilla".
2. Tilaisuuden tavoitteet on tärkeä määritellä ja jakaa. Onko kokoontumisen tarkoitus oppiminen, ideoiminen, hengailu vai päätösten tekeminen? HEUNIssa järjestämme päivittäistä etähengailua aamukahvien merkeissä, opiskelemme etäkoulutuksissa ja ideoimme päivittäin pienemmissä porukoissa tai chatissa. Yhteisestä tavoitteesta on hyvä muistuttaa tilaisuuden aikana useaan otteeseen, koska se voi auttaa kuulijoita keskittymään käsillä olevaan asiaan. Myös tiedon jakaminen etukäteen auttaa osallistujia orientoitumaan ja sitä kautta keskittymään.
3. Asetetut tavoitteet määrittelevät myös käytettävät työkalut. Valitettavasti markkinoilla ei ole vielä työkaluja, jotka yhdistäisivät kokoustyökalun ja fasilitointityökalun. Näin ollen tarvitset vähintään kaksi eri työkalua digitilaisuuden fasilitointiin, ja joudut fasilitaattorina sompailemaan niiden välillä. Tästä lisää kohdassa viisi.
4. Selkeä rytmitys on tärkeä etätapahtumassa. Fasilitaattorin tehtävä on jatkuvasti selostaa missä mennään ja mitä tehdään seuraavaksi. Tämä on erityisen tärkeää, kun osallistujat ovat näkymättömissä. Suunnittele esityksesi selkeäksi ja lisää valmiiksi tuumaustauot ja aikaa kysymyksille. Älä pelkää linjoille laskeutuvaa hiljaisuutta. Ihmisillä menee aikaa mm. tekniikan kanssa. Voit osallistaa kohdennetuilla kysymyksillä ja mahdollistamalla chatissa osallistumisen. Digitilaisuuksien yksi vahvuus onkin se, että niissä voi luontevasti mahdollistaa eri osallistumistapoja. Toiset haluavat puhua. Toiset mieluummin ilmaisevat itseään kirjoittamalla. Tasapainoilu hitaampien ja nopeampien osallistujien välillä on aina haaste fasilitaattorille, ja korostuu digifasilioinnissa. Kysele välillä, vaikka chatissa, ovatko kaikki mukana ja pitäisikö edetä nopeammin tai hitaammin.
5. Selkeät pelisäännöt helpottavat rytmitystä. Sovi mikkien ja chatin käytöstä, puheenvuorojen pyytämisen keinoista jne. tilaisuuden aluksi. Teknisiä ongelmia tulee lähes aina. Hyvä käytäntö on, että toinen fasilitaattori keskittyy teknisten ongelmien ratkomiseen ja mahdollisesti chatin valvontaan. (Tilaisuudessa, ja erityisesti digitilaisuudessa, tulisi olla aina vähintään kaksi fasilitaattoria!) Myös eri työkalujen käytön kannalta on olennaista, että tilaisuudessa on kaksi fasilitaattoria, jotka voivat taustalla siirtyä sujuvasti eri työkalujen välillä. On äärimmäisen tärkeää, että fasilitaattorit ovat sopineet keskenään selkeästi työnjaon. Jokaisen tilaisuuden dokumentoinnin tulee olla selkeää ja kaikkien näkökulmat huomioivaa. Tähän digifasilitoinnin työkalut antavat erinomaisia mahdollisuuksia. Digitilaisuuden jälkeen fasilitaattori ei jää yksin kokoustilaan fläppien ja posti-it lappujen kanssa, vaan yhteenveto on jo valmiina työskentelyalustalla, ja osallistujat voivat jatkaa ideointia ja verkostoitumista.
Inka Lilja, (digi)erikoissuunnittelija, HEUNI